Этап восьмой — проставление апостиля, легализация, перевод

Этап

8 из 8

Когда

после получения оригинала аттестата

Кто ставит

орган образования субъекта РФ

Норма

330-ФЗ и Гаагская конвенция

Восьмой этап нужен не всем: он начинается только тогда, когда российский аттестат предстоит предъявить в другой стране. Задача этапа — превратить документ, выданный российской школой, в бумагу, которую примут иностранный вуз, школа или ведомство. Для этого последовательно решают три вопроса: легализация, перевод и признание.

Что нужно иметь на руках перед восьмым этапом

К началу этапа у семьи есть оригинал аттестата и приложения, данные в которых проверены и совпадают с паспортом. Как его получить, если семья уже уехала, разобрано на странице седьмого этапа — получение аттестата. Без оригинала начинать легализацию бессмысленно: орган работает с самим документом, а не с его сканом.

Вторая вещь, которую нужно знать до начала, — требования конкретной принимающей стороны. Вуз в одной стране может просить апостиль и присяжный перевод, а в другой — только перевод с нотариальным заверением; эти требования определяют весь дальнейший порядок.

Что даёт проставление апостиля и кто его выполняет

Апостиль — это штамп, который подтверждает подлинность российского официального документа для стран — участниц Конвенции, отменяющей требование легализации, подписанной в Гааге 5 октября 1961 года^[2]. В России порядок проставления апостиля установлен отдельным федеральным законом^[1]. На документы об образовании, включая аттестаты, апостиль проставляют органы исполнительной власти субъектов РФ, осуществляющие переданные полномочия в сфере образования.

Для семьи за рубежом важно, что обращаться можно в любой регион, а не только в тот, где находится школа. Это удобно, если в России есть родственник: представитель подаёт документ туда, где ему проще, — например, в регионе своего проживания.

У этой свободы есть ограничения. Апостиль ставят только на российский официальный документ, поэтому иностранный орган или посольство России за рубежом проставить его на аттестат не вправе. Подача возможна только при условии, что документ подлинный и без исправлений, а представитель действует по доверенности с нужными полномочиями. Порядок приёма, способы подачи и форма заявления различаются по регионам и установлены каждым органом самостоятельно в рамках закона, поэтому перед отправкой представителя проверьте эти требования на сайте выбранного органа.

Апостиль или консульская легализация: как выбрать

Способ легализации определяет не семья и не российская школа, а страна, где документ будут использовать. Перечень участников Гаагской конвенции меняется, поэтому проверяйте его на момент подачи, а не по старым спискам.

Если принимающая сторона ответила неопределённо, просите письменное подтверждение того, какой способ ей нужен. Проставление апостиля для страны, которая требует консульскую легализацию, не заменит её, и время будет потеряно.

Проставление апостиля из-за рубежа по шагам

Ориентиры по времени ниже даны относительно сроков подачи документов в иностранный вуз или школу. Даты вступительного сезона в России и связанные с ГИА сроки удобно держать перед глазами в календаре выпускника, а требования иностранного вуза — в собственной таблице семьи.

1. За полгода до подачи документов. Выясните у принимающей стороны, нужен ли апостиль или легализация, на что именно (аттестат, приложение) и какой перевод она принимает.
2. Сразу после получения аттестата. Решите, кто подаёт документ: выпускник лично во время поездки в Россию или представитель по доверенности.
3. До передачи документа. Если подаёт представитель, оформите доверенность у консула или у нотариуса страны проживания — подробности в карточке нотариальная доверенность.
4. Подача. Представитель или выпускник подаёт оригинал в выбранный орган субъекта РФ и узнаёт, как и когда документ можно будет забрать.
5. После получения документа с апостилем. Сделайте качественные сканы и только потом переходите к переводу.
6. Перевод и заверение. Выполните перевод по требованиям принимающей стороны и соберите комплект для подачи.

Пример: семья в Италии узнала, что вузу нужен апостиль на аттестат и перевод, заверенный по местным правилам. Тётя выпускника подала документ на апостиль в своём регионе по доверенности, оформленной у консула, а перевод семья заказала уже в стране проживания.

Какие документы выпускника могут понадобиться с апостилем

Аттестат редко едет за границу один, поэтому список документов для легализации стоит составить сразу. Обычно вопрос касается аттестата и приложения к нему, но принимающая сторона может попросить и другие бумаги — например, документ о смене фамилии или свидетельство о рождении для несовершеннолетнего. Сверить комплект помогает чек-лист документов.

Отдельный случай — доверенность, оформленная у нотариуса за границей. Чтобы её приняли в России, она сама может потребовать апостиля или легализации уже по правилам страны, где её оформили, и перевода на русский язык. Доверенность, оформленная у консула России, такой цепочки не требует, поэтому семьям, которым нужно быстро передать полномочия представителю, этот вариант обычно проще.

Если принимающая сторона перечислила документы устно, попросите список письменно. Каждый документ легализуется отдельно, и забытый пункт означает повторную подачу.

Если нужна консульская легализация

Консульская легализация длиннее апостиля, потому что подлинность документа подтверждают несколько ведомств по очереди, а завершает цепочку консульство страны назначения. Конкретный порядок, перечень инстанций и требования к переводу устанавливает именно эта страна, поэтому начинать нужно с её консульства, а не с российских органов.

Пример: выпускник собирается учиться в стране, которая не участвует в Гаагской конвенции. Семья сначала запросила в консульстве этой страны перечень шагов и только после ответа передала аттестат представителю в России. Такой порядок избавил от лишней процедуры: апостиль для этой страны был бы бесполезен.

Перевод аттестата и порядок документов

Перевод делают после проставления апостиля, потому что переводить обычно нужно весь комплект — аттестат, приложение и сам апостиль. Требования к переводу задаёт принимающая сторона: где-то принимают перевод, выполненный в России и заверенный нотариусом, где-то нужен присяжный или сертифицированный переводчик в стране проживания. Подробно варианты разобраны в карточке перевод аттестата.

Отдельное внимание — написанию имени латиницей. Транслитерация в переводе должна совпадать с загранпаспортом выпускника: расхождение в одной букве иногда приводит к запросу дополнительных подтверждений.

Признание: последний шаг, который решает принимающая сторона

Апостиль и перевод подтверждают, что документ подлинный и понятен, но не отвечают на вопрос, какому уровню образования он соответствует. Решение о признании принимает вуз или уполномоченный орган страны назначения, и только по своим правилам. Как устроен этот процесс и что к нему подготовить, описано в карточке признание аттестата.

Для обратной ситуации — признания в России образования, полученного за рубежом, — действуют нормы о признании иностранного образования^[3]. Эта процедура к российскому аттестату не относится, и путать их не стоит.

Когда легализация не нужна или не подходит

Восьмой этап можно пропустить или отложить в нескольких проверяемых случаях:

• Выпускник поступает в российский вуз. Документ российского образца используется в России без апостиля и перевода.
• Документ пока нужен только как скан. Если на первом шаге вуз принимает электронную копию, а оригинал с апостилем просит позже, этап можно перенести, но без потери запаса времени.
• Принимающая сторона письменно подтвердила, что легализация не требуется. Тогда достаточно перевода по её требованиям.
• Страна не участвует в Гаагской конвенции. Апостиль здесь не подходит — нужна консульская легализация.
• Ребёнок продолжает учёбу в российской школе после 9 класса. Аттестат об основном общем образовании остаётся в российской системе и легализации не требует.

Ошибки и ограничения при легализации

Ошибки на этом этапе редко бывают непоправимыми, но почти всегда стоят времени, которого перед поступлением мало:

• Нельзя проставлять апостиль, не узнав требования принимающей стороны: если ей нужна консульская легализация, работа уйдёт впустую.
• Нельзя рассчитывать, что апостиль поставит школа или посольство России за рубежом: на документы об образовании его проставляют органы субъектов РФ^[1].
• Не переводите аттестат до апостиля, если принимающая сторона ждёт перевод всего комплекта.
• Не подавайте документ с исправлениями или повреждениями — сначала решите вопрос со школой.
• Нельзя передавать оригинал представителю без доверенности, в которой указано полномочие на подачу и получение документа.
• Не считайте апостиль признанием: решение об уровне образования принимает страна назначения.
• Не ориентируйтесь на чужие сроки оформления — они зависят от органа и способа подачи.

Как понять, что маршрут к аттестату завершён

Этап и весь маршрут завершены, когда у семьи есть комплект, который принимающая сторона подтвердила как достаточный: оригинал аттестата с приложением, апостиль или консульская легализация, если они нужны, и перевод по требованиям страны назначения. Сканы всех документов сохранены, а оригиналы хранятся отдельно от рабочих копий. Полезно также записать, в каком органе и когда проставлен апостиль: если документ потеряется и понадобится дубликат, апостиль на него придётся оформлять заново, и эти сведения ускорят повторную подачу.

Дальше начинается поступление. Если выпускник подаёт документы за границей, переходите к ответу на вопрос, примет ли аттестат зарубежный вуз. Если планы связаны с Россией, всё о подаче документов из-за рубежа — в ответе про российский вуз.

Источники

[1] Федеральный закон от 28.11.2015 № 330-ФЗ «О проставлении апостиля на российских официальных документах, подлежащих вывозу за пределы территории Российской Федерации».

[2] Конвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов (Гаага, 5 октября 1961 года).

[3] Федеральный закон от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации», статья 107.