Нотариальная доверенность из-за рубежа — у консула или нотариуса

Кто оформляет

консул России или местный нотариус

Когда нужна

получение аттестата, апостиль

Доп. требования

апостиль и перевод при местном нотариусе

Норма

приказ № 546, 330-ФЗ

Зачем семье за рубежом нотариальная доверенность

Нотариальная доверенность нужна семье за рубежом, когда документ надо получить или подать в России, а приехать туда ради одного визита в школу или региональное министерство невозможно.

Типичный пример — выпускной год. Выпускник в Грузии сдал экзамены, а аттестат выдаёт школа, в которой пройдена итоговая аттестация. Семье нужно получить аттестат, проставить на нём апостиль, а затем, возможно, заказать нотариальный перевод. Каждый из этих шагов привязан к российским организациям, и без представителя в России он превращается в отдельную поездку.

Порядок выдачи аттестатов допускает получение документа не только лично выпускником, но и другим лицом по надлежащим образом оформленной доверенности^[1]. С апостилем то же самое: обратиться в орган, который его проставляет, может представитель заявителя, если полномочия подтверждены. Нотариальная доверенность закрывает оба шага одной бумагой. Без неё выдать аттестат постороннему человеку школа не вправе, даже если это бабушка выпускника с тем же адресом регистрации.

Есть и менее очевидные случаи. Представитель может понадобиться, чтобы забрать личное дело при отчислении, получить справку о результатах аттестации или передать документы в школу прикрепления, если она принимает их только в бумажном виде.

Где оформить нотариальную доверенность за границей

Нотариальную доверенность за рубежом оформляют двумя путями: у консула России или у нотариуса страны проживания. Выбор влияет на то, сколько дополнительных шагов понадобится.

Консул России. Консульские должностные лица совершают нотариальные действия, и доверенность, удостоверенная ими, — российский документ. Поэтому в России она, как правило, принимается без апостиля и без перевода: текст составлен на русском языке, а удостоверение сделано российским должностным лицом. Минус — запись на приём и расстояние: консульский отдел есть не в каждом городе.

Местный нотариус. Он ближе и обычно доступнее по времени. Но для российских организаций его доверенность — иностранный официальный документ. Как правило, на ней нужен апостиль, если страна участвует в Гаагской конвенции^[2], или консульская легализация, если не участвует, а затем перевод на русский язык с заверением. Требования могут отличаться, если между Россией и страной действует договор о правовой помощи, поэтому окончательный ответ лучше получить у того, кто будет принимать доверенность.

Отдельно стоит проверить, кто будет переводить доверенность местного нотариуса. Перевод, сделанный в стране проживания, российская организация может не принять, поэтому надёжнее отправить подлинник с апостилем в Россию и заказать перевод там — у переводчика, чью подпись заверит российский нотариус.

Ни один из путей не лучше другого во всех случаях. Семье, которая живёт рядом с консульским отделом, проще сходить туда. Семье в маленьком городе может оказаться быстрее местный нотариус плюс апостиль — но только при условии, что школа и региональное министерство такую доверенность примут.

Сравнение двух способов оформления

Разница между способами — в том, где выполняется работа и сколько бумаг добавится по дороге в Россию.

Таблица описывает типичную картину, а не правило без исключений. Перед оформлением полезно задать два вопроса школе, которая выдаёт аттестат, и органу, проставляющему апостиль: какую доверенность они примут и нужен ли им подлинник.

Что указать в доверенности

Текст доверенности должен точно называть, кто кому и что поручает, — расплывчатые формулировки чаще всего становятся причиной отказа.

Перечень полномочий стоит составлять от действий, а не от организаций. Не «представлять интересы в школе», а «получить аттестат о среднем общем образовании и приложение к нему». Если в России понадобится забрать личное дело или справку, это тоже лучше вписать сразу.

Название школы и вид документа указывают так, как они будут звучать в организации. Если аттестат ещё не выдан, достаточно описать документ по виду и уровню — номер бланка в доверенность вносить не требуется.

Полномочие на оплату госпошлины за апостиль часто забывают. Нельзя рассчитывать, что вопрос об оплате решится на месте: короткая строка в тексте снимает его заранее.

Кто выдаёт доверенность — выпускник или родитель

Чья нотариальная доверенность нужна, зависит от возраста выпускника и от того, на чьё имя выдаётся документ.

Аттестат выдаётся выпускнику^[1]. Если выпускнику уже исполнилось 18 лет, доверенность, как правило, оформляет он сам — на родителя, родственника или другого человека в России. Если выпускник несовершеннолетний, за него обычно действует родитель как законный представитель, и доверенность оформляет родитель. Какой вариант примет конкретная школа, лучше уточнить письменно до визита к консулу или нотариусу.

Девятиклассникам, которые после экзаменов остаются за рубежом, чаще всего нужна доверенность от родителя. Одиннадцатиклассникам, особенно тем, кому восемнадцать исполнится к лету, может пригодиться доверенность от них самих. Если день рождения выпадает на период между экзаменами и выдачей аттестата, этот момент стоит обсудить со школой заранее.

Как оформить доверенность из-за рубежа по шагам

Оформление занимает несколько недель вместе с пересылкой, поэтому начинают его до экзаменов, а не после.

1. Договориться с представителем в России и получить скан его паспорта.
2. Уточнить у школы и органа, проставляющего апостиль, требования к доверенности и формулировке полномочий.
3. Записаться к консулу России или к местному нотариусу.
4. Если доверенность оформлена у местного нотариуса — проставить на ней апостиль или пройти консульскую легализацию в стране проживания.
5. Переслать подлинник в Россию; если нужен перевод — заказать его там с нотариальным заверением.
6. Отправить представителю инструкцию: куда идти, что получить, что проверить на месте.

Представителю понадобится и собственный паспорт: без документа, удостоверяющего личность, доверенность не примут ни в школе, ни в органе, проставляющем апостиль. Если представитель — иностранный гражданин, проживающий в России, уточните, нет ли ограничений по документам, которые он может предъявить.

Последний шаг недооценивают. Представитель должен знать, что сверить в аттестате и приложении до того, как расписаться: фамилию, имя, дату рождения, отметки. Перечень ошибок, которые стоит искать, есть в карточке об аттестате и приложении, а общий порядок выдачи — на странице этапа выдача аттестата.

Доверенность пригодится и после выдачи. Тот же представитель подаёт аттестат на апостиль — порядок разобран на странице этапа апостиль и перевод — и при необходимости заказывает перевод аттестата.

Когда доверенность не нужна

Представитель с доверенностью нужен не всегда, и в ряде ситуаций проще обойтись без него. Проверяемые случаи:

• Выпускник или родитель сам приезжает в Россию на экзамены и может получить аттестат лично в день выдачи.
• Аттестат нужен только в России, а апостиль и перевод не требуются — документ можно забрать при следующем приезде.
• Ребёнок сдавал итоговую аттестацию в школе при загранучреждении МИД России, и аттестат выдают на месте.
• Школа допускает иной способ получения документа, предусмотренный порядком выдачи, и это подтверждено ею письменно.

Если ни одно условие не выполняется, доверенность лучше оформить заранее, даже если поездка в Россию кажется возможной: планы меняются, а оформление из-за рубежа требует времени.

Ошибки при оформлении доверенности

Большинство отказов связано не с формой, а с пропущенными полномочиями или недостающими приложениями.

• Нельзя оформлять доверенность с формулировкой «представлять интересы» без перечня конкретных действий.
• Нельзя забывать полномочие на апостиль, если аттестат будут вывозить за рубеж^[3].
• Не стоит оформлять доверенность у местного нотариуса, не уточнив, нужны ли апостиль и перевод.
• Нельзя пересылать представителю только скан, если организация ждёт подлинник.
• Не следует ставить короткий срок действия: выдача аттестата и апостиль могут растянуться.
• Нельзя ошибаться в паспортных данных представителя — организация сверит их с документом при визите.

Что делать при утере или отмене доверенности

Утерянную доверенность восстанавливают через того же консула или нотариуса: можно получить дубликат или оформить новую доверенность.

Если доверенность потеряна при пересылке, надёжнее оформить новую, а прежнюю отменить, — так никто не сможет воспользоваться утерянным экземпляром. Об отмене сообщают представителю и организациям, куда доверенность уже предъявлялась. Если представитель передумал или не может действовать, а право передоверия в тексте не указано, понадобится новая доверенность на другого человека.

Если за время ожидания у доверителя сменился паспорт, прежняя доверенность обычно сохраняет силу, но у представителя могут спросить, почему данные не совпадают. Копия старого и нового паспорта в пакете документов снимает этот вопрос.

Отдельный случай — когда доверенность уже использована для получения аттестата, а потом пропала. Сам аттестат при этом остаётся у представителя или у семьи, и на нём ничего не меняется. Пользоваться утерянной бумагой повторно нельзя, а для апостиля или перевода оформляют новую, если прежняя не вернулась.

Источники

[1] Приказ Минпросвещения России от 05.10.2020 № 546 «Об утверждении Порядка заполнения, учёта и выдачи аттестатов об основном общем и среднем общем образовании и их дубликатов».

[2] Конвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов (Гаага, 5 октября 1961 года).

[3] Федеральный закон от 28.11.2015 № 330-ФЗ «О проставлении апостиля на российских официальных документах, подлежащих вывозу за пределы территории Российской Федерации».